Door een nieuwe werkwijze voor dossiers van bewindvoerders starten schuldregelingen voor inwoners onder bewind tegenwoordig veel sneller dan voorheen. Annelies Brasjen, coördinator dienstverlening, vertelt: ‘We hebben het proces zo ingericht dat bewindvoerders precies weten welke informatie we nodig hebben om direct te kunnen starten. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar het scheelt enorm veel tijd.’
Het oplossen van schulden gaat in twee fases: fase 1 (stabilisatie) en fase 2 (schuldregelen). In de afgelopen jaren lag de gemiddelde looptijd van fase 1 bij Stadsring rond de 270 dagen en bij fase 2 151 dagen.
‘Onze eerste inzet was om fase 1 te verkorten,” legt Annelies uit. “We zagen dat dossiers van bewindvoerders daar eigenlijk heel geschikt voor zijn. Normaal gesproken begint een traject met een uitgebreide intake, maar bij inwoners onder bewind hoeft dat niet meteen. Veel informatie is al beschikbaar, waardoor de schuldhulpverlener direct aan de slag kan zodra de documenten zijn aangeleverd.’
Negen toegangsvragen
Om dat proces te ondersteunen is begin 2024 een speciale webpagina ingericht met negen (inmiddels tien) toegangsvragen voor bewindvoerders. Als zij alle vragen met ja kunnen beantwoorden en alle documenten in één keer meesturen, kan het dossier snel worden opgepakt.
‘De looptijd werd toen al korter’, zegt Annelies, ‘maar we vroegen ons af of het nóg sneller kon. En dat kon. Nu doet eerst de medewerker schuldhulpverlening een check: is het dossier compleet? Pas daarna gaat het naar de senior schuldhulpverlener. Die doet de inhoudelijke beoordeling, maakt de Vtlb-berekening, beoordeelt het vermogen en bepaalt of het traject een saneringskrediet, schuldbemiddeling of herfinancieringskrediet wordt.’
Voorheen werden dossiers regelmatig in delen aangeleverd en raakten documenten snel verouderd. ‘Daardoor moesten we steeds opnieuw actuele stukken opvragen. Dat is vervelend voor ons én voor de bewindvoerder.’
Later kennismaken
In de nieuwe werkwijze ontmoet de inwoner de schuldhulpverlener pas wanneer de schuldregeling kan worden gestart. ‘Veel zaken hoef je dan niet meer te bespreken, omdat ze al uit het dossier blijken’, legt Annelies uit. ‘In het kennismakingsgesprek bespreken we vooral wat voor de schuldregeling belangrijk is, zoals de inspanningsverplichting. Dit is ook het moment dat de inwoner de schuldregelingsovereenkomst tekent.’
De versnelling is duidelijk zichtbaar. Waar de procedure voor mensen onder bewind vroeger even lang duurde als voor mensen zonder bewindvoerder—met een gemiddelde van 120 dagen in fase 1—worden bewindvoerdersdossiers nu gemiddeld binnen 8 weken omgezet naar een schuldregeling. Soms zelfs sneller.
Annelies wijst op haar scherm: ‘Deze aanmelding was in oktober en in november is de schuldregeling al gestart. Dat is echt een groot verschil met hoe het was.’
Voor inwoners onder bewind zorgt de nieuwe aanpak voor rust. ‘Zij staan vaak op afstand van hun financiën, omdat de bewindvoerder deze beheert. Ze weten de antwoorden op onze vragen meestal niet. Nu hoeven zij onze vragen niet te beantwoorden; de bewindvoerder regelt alles. Dat geeft veel helderheid.’
Wachttijd verkort
Daarnaast verkort de werkwijze de wachttijd voor andere cliënten, omdat er minder intakes nodig zijn en het team efficiënter werkt. Ook voor Stadsring zelf zijn de voordelen groot: ‘Doordat dossiers nu veel vaker in één keer compleet binnenkomen, verloopt ons proces soepeler. De tijd die we besparen, kunnen we weer inzetten om meer inwoners sneller te helpen.’
Ervaring bewindvoerder
Ingeborg van Delen, Stichting Bewindvoering.nl uit Amersfoort vertelt over haar ervaringen met het nieuwe werkproces. ‘Wij zijn een kleinschalig kantoor; onze klanten hebben hun eigen bewindvoerder. Omdat we al jaren vooral in Amersfoort werken, weten we goed welke hulp er beschikbaar is en wanneer we onze cliënten kunnen aanmelden bij Stadsring.
In de oude situatie ontvingen we na aanmelding van onze cliënt een vragenformulier. Een deel van de vragen bleek lastig te beantwoorden. Er zaten vragen tussen waarop wij geen goed antwoord hadden, zoals ‘wat is de geestelijke toestand van de cliënt?’ Dat weten wij simpelweg niet. In het nieuwe overzicht zijn die vragen verdwenen en blijft alleen over wat we wél goed kunnen aanleveren. Ook is het hele proces overzichtelijker geworden. Het is handig dat je altijd de actuele lijst kan raadplegen om te zien welke documenten en gegevens er nodig zijn.
Na het insturen ontvangen we snel een ontvangstbevestiging, dat is fijn. Daarna krijgen we bericht als de beschikking toelating tot de Wgs is afgegeven. Bij ingewikkelde dossiers, zoals laatst die van een ex-ondernemer, duurt het soms langer. Dan zou een korte update erg fijn zijn. En, misschien toekomstmuziek, maar het zou helemaal mooi zijn als we alle documenten tegelijk konden uploaden bij de aanmelding. Dat maakt het nog efficiënter.’
Foto: Annelies Brasjen ziet dat het team efficiënter werkt door de nieuwe werkwijze. (VB Fotografie – Sabine Keijzer)